Le conseil d’administration de l’Association des anciens patients de l’ICUO est à la recherche d’un adjoint administratif ou d’une adjointe administrative.
Adjoint administratif ou adjointe administrative – Association des anciens patients de l’ICUO
Organisme
L’Association des anciens patients (AAP) de l’Institut de cardiologie de l’Université d’Ottawa (ICUO) travaille en collaboration avec l’ICUO pour soutenir les patients en faisant la promotion de la santé cardiaque et de l’excellence en matière de soins, de recherche et d’enseignement.
La voix des patients est au cœur du mandat de l’AAP, tout comme l’établissement d’un réseau de soutien mutuel réunissant des patients, leurs proches, leurs aidants et d’autres personnes qui ont l’ICUO à cœur. Les membres peuvent se parler de ce qu’ils vivent, se soutenir entre eux et obtenir de l’information sur la santé cardiaque, la recherche, les activités éducatives et d’autres services. L’AAP offre en outre un soutien stratégique à l’appui du mandat, des objectifs et des activités de l’ICUO et de sa fondation.
L’AAP est une association indépendante constituée en organisme de bienfaisance en vertu de la Loi sur les organisations sans but lucratif de l’Ontario. Des statuts et un conseil d’administration guident ses activités. Tous les patients, anciens patients et leurs proches peuvent en faire partie. L’AAP compte environ 20 000 membres et continue de croître rapidement, car toute personne traitée à l’ICUO devient automatiquement admissible à l’adhésion, qui est gratuite.
Résumé du poste
Relevant de la direction de l’AAP, le ou la titulaire de ce poste bilingue (anglais et français) doit :
- Agir comme point de contact administratif entre le conseil d’administration de l’AAP, le personnel de l’ICUO ainsi que les membres et les clients externes de l’AAP.
- Prendre les appels et les messages, et acheminer la correspondance.
- Répondre aux demandes et aux questions des membres du conseil d’administration, et prendre les mesures qui s’imposent.
- Tenir les dossiers de l’organisme.
Responsabilités
- Administrer le bureau virtuel et physique de l’AAP.
- Prendre les rendez-vous et aider à l’organisation des événements.
- Préparer les rapports et mettre à jour les bases de données internes selon les besoins et les demandes.
- Aider les bénévoles qui travaillent à des projets de l’AAP.
- Faciliter les communications internes (p. ex, distribuer de l’information et organiser des présentations).
- Faciliter la réponse aux questions et aux demandes des membres et d’autres personnes.
- Tenir à jour le calendrier, organiser les réunions et les rendez-vous comme demandé et envoyer des rappels au sujet des réunions, dates limites, etc.
- Préparer et distribuer (après approbation) les documents pour les réunions du conseil d’administration.
- Concevoir et tenir à jour un système de documentation et de classement pour tous les documents de nature financière ou opérationnelle.
Compétences exigées pour le soutien administratif
- Aider à la préparation des présentations PowerPoint au besoin.
- Préparer des documents Word pour le comité de direction et les autres membres du conseil d’administration au besoin (p. ex. tables des matières, pagination, en-têtes et pieds de page, tableaux de référence).
- Tenir à jour le calendrier électronique du conseil d’administration.
- Réserver des salles et assurer la logistique des réunions du conseil d’administration selon les besoins.
- Préparer les documents pour les réunions et coordonner les rencontres virtuelles et en personne.
- Maintenir les fournitures de bureau.
- Assurer la liaison avec l’ICUO pour aider les membres du conseil d’administration (p. ex. soutien technique, laissez-passer de stationnement, etc.).
- Atout : avoir déjà travaillé avec QuickBooks.
Poste à temps partiel d’environ 18 heures par semaine en moyenne.
Les candidats and candidates doivent se conformer avec les politiques du lieu de travail de l’Institut de cardiologie de l’Université d’Ottawa.
Salaire de 25 $/heure, ou plus selon l’expérience.
Approuvé par le comité de direction de l’AAP le 9 novembre 2021.
